Contactos y etapas del ciclo (CRM) — de cero a 100

En una frase

Contactos (CRM) = tu base de clientes ordenada dentro de Brote: quién es cada persona, cómo contactarla, en qué etapa de su recorrido está (¿recién llegó? ¿ya compró?) y a quién te conviene seguir hoy.

Tus clientes hoy probablemente viven en varios lados: una planilla de Excel, los contactos del celular, los chats de WhatsApp, algún Instagram. Sin un CRM, no sabes a quién seguir — se te enfrían leads, le escribes dos veces al mismo cliente, y pierdes al que ya casi compraba. Con Brote, todos tus contactos quedan en un solo lugar, sin duplicados, y clasificados por etapa para que sepas exactamente quién está caliente y quién necesita un empujón.

La pregunta que responde esta función

“Tengo cientos de clientes desparramados. ¿Quién es cada uno, en qué anda, y a quién le escribo hoy para vender más?”

¿Para quién es esta función?

Te sirve si…	NO te sirve (todavía) si…
Ya tienes una base de clientes (aunque sea una planilla desordenada)	Recién arrancas y no tienes ni un cliente
Quieres dejar de perder leads por no hacer seguimiento	Vendes una sola vez y nunca vuelve a haber contacto
Te pasa que el mismo cliente aparece repetido en varios lados	Tienes menos de 10 clientes y los conoces a todos de memoria
Quieres segmentar para campañas (escribirle solo a los clientes, o solo a los interesados)	No haces seguimiento ni campañas

En criollo: es para el negocio que ya tiene clientes pero los tiene hechos un desorden y quiere ordenarlos para venderles mejor.

Plan requerido: todos (es core)

El CRM de contactos —importar CSV, deduplicar, campos custom y etapas del ciclo— está disponible en todos los planes, desde Mini. Es la base de Brote, no una función premium. Lo único que escala por plan son cosas conectadas (como campañas masivas o atribución), no el CRM en sí.

¿Qué necesitas tener antes de empezar?

1. Tu base de clientes actual, en cualquier formato. Lo ideal es un archivo CSV (lo exportas desde Excel, Google Sheets o de tu sistema anterior con “Guardar como CSV”). Si no tienes nada, no importa: puedes empezar de cero y los contactos se van creando solos cuando la gente te escribe.

2. Que el CSV tenga, como mínimo, una columna de teléfono o de email por fila. Sin al menos uno de los dos, esa fila no se puede importar.

3. Acceso a Configuración → Contactos en Brote (necesitas ser admin de tu cuenta).

4. Nada técnico más. No hay que instalar ni configurar nada — subes el archivo y Brote hace el resto.

Consejo

¿Tu planilla tiene los headers en español (nombre, telefono, correo) o en inglés (name, phone, email)? Da igual — Brote reconoce ambos, en mayúsculas o minúsculas. No tienes que renombrar nada.

Ejemplo real: de cero a 100 con Rodrigo 🌱

Rodrigo tiene “Muebles del Sur”, una tienda de muebles a medida en Concepción. Vende por WhatsApp e Instagram. Tras 3 años juntó 1.200 contactos… todos en una planilla de Excel caótica: nombres repetidos, teléfonos con y sin +56, columnas a medio llenar. No sabía a quién seguir.

1. Rodrigo exporta su Excel a CSV. Su planilla tiene columnas nombre, whatsapp, correo y una que dice estado con cosas como “cotizó”, “compró”, “no contestó”. La guarda como clientes.csv.

2. Sube el CSV a Brote en Configuración → Contactos → Importar. Antes de confirmar, mapea su columna estado: “cotizó” → Oportunidad, “compró” → Cliente. Elige la opción “Solo agregar tags” para no pisar nada por error.

3. Brote procesa las 1.200 filas en segundos. Normaliza todos los teléfonos a formato +56 9 ... (los que venían sin + los arregla solo) y le devuelve un reporte: 1.050 contactos nuevos, 90 actualizados, 60 saltados (filas sin teléfono ni email, que corrige y reimporta después).

4. Brote detecta 140 duplicados. El mismo cliente que le escribió desde dos números, o que estaba cargado dos veces con el nombre en mayúscula y en minúscula. En la sección “Duplicados detectados”, Rodrigo revisa y toca “Quedarse con este” en el correcto → Brote fusiona los repetidos en uno, conservando todas las conversaciones, notas y pagos. Quedan 1.010 contactos limpios.

5. Rodrigo abre el funnel de etapas (/app/contacts/funnel). Por primera vez ve su base ordenada en columnas: 380 Leads, 210 MQL, 120 SQL, 95 Oportunidades, 180 Clientes, 25 Evangelistas. Arrastra cards entre columnas para ajustar los pocos que quedaron mal clasificados.

6. Ahora sabe a quién seguir. Filtra los 95 en “Oportunidad” (gente que cotizó y no cerró) y les manda un mensaje de seguimiento con una promo. De esos 95, 18 le compran en la semana. Ticket promedio $180.000 → $3.240.000 recuperados de clientes que estaban “dormidos” en la planilla.

Lo que cambió para Rodrigo, en números:

Antes (planilla Excel)	Después (CRM Brote)
1.200 filas con ~190 basura/duplicadas	1.010 contactos limpios y únicos
”No sé a quién seguir”	95 Oportunidades identificadas al instante
Seguimiento a ojo	18 ventas recuperadas ($3,24M) en 1 semana
Escribía dos veces al mismo cliente	Un contacto = una persona, sin repetidos

Esto es lo que logras

Pasas de “tengo un montón de clientes en algún lado” a “sé exactamente quién es cada uno y a quién le escribo hoy”. La plata que ya estaba en tu base —clientes tibios que se te olvidaron— se vuelve vendible de nuevo.

¿Qué vas a lograr?

Capacidad	Qué es	Para qué te sirve
Base unificada	Todos tus clientes en un solo lugar	Dejar de tener la info desparramada en 5 apps
Import CSV	Subir tu planilla existente en segundos	No cargar 1.000 contactos a mano
Deduplicación + merge	Detecta y fusiona repetidos por teléfono, email o nombre	Un cliente = un contacto, sin escribirle dos veces
Campos custom	Datos propios de tu rubro (talla, comuna, fecha de reserva…)	Personalizar la atención y las campañas
Etapas del ciclo	Clasificar a cada persona: lead → cliente → evangelista	Saber a quién seguir y quién ya compró
Historial de etapas	Registro de cada cambio (quién, cuándo, por qué)	Auditar y detectar recompras (churned → customer)

Las 7 etapas del ciclo (de lead a evangelista)

Cada contacto tiene una sola etapa que marca dónde está en su relación con tu negocio. Estas son las etapas canónicas de Brote, en orden:

Etapa	Color	Cuándo la usas
Lead	gris	Entró al chat pero todavía no calificó
MQL	azul	Marketing Qualified — mostró interés
SQL	violeta	Sales Qualified — intención clara de comprar
Oportunidad	ámbar	Negociando precio o condiciones
Cliente	verde	Pagó al menos una vez 🎉
Evangelista	cyan	Cliente que te refiere a otros
Churned	rojo	Cliente perdido o inactivo

Brote mueve las etapas solo (cuando puede)

No tienes que actualizar todo a mano. Cuando un cliente paga (Mercado Pago, Flow o Khipu) o cuando cierras un ticket como “ganado”, Brote lo sube a Cliente automáticamente. Y si ya está en Cliente/Evangelista/Churned, no lo degrada — nunca pisa un estado que pusiste tú a mano.

Etapa ≠ pipeline de tickets

No confundas la etapa del ciclo (es de la persona: una sola, marca su relación contigo) con el pipeline kanban (es de cada conversación/ticket: una persona puede tener varios abiertos a la vez). Son dos vistas distintas y se complementan.

¿Qué tan fácil es?

Muy fácil. La parte “difícil” es tener tus clientes en algún lado — y eso ya lo tienes. Lo demás es:

1. Exportar tu planilla a CSV (un “Guardar como” en Excel o Google Sheets): 1 minuto.

2. Subir el archivo a Configuración → Contactos → Importar: 30 segundos.

3. Revisar duplicados que Brote detectó y fusionar: unos minutos según cuántos tengas.

4. Mirar tu funnel de etapas y empezar a seguir a los que están calientes: inmediato.

No hay que saber nada técnico. Brote limpia los teléfonos, entiende tus headers en español o inglés, y te muestra un reporte claro de qué se importó y qué falló.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos contactos puedo importar de una? Hasta 10.000 filas por archivo y 5 MB de tamaño. Si tienes más, lo divides en lotes o nos pides un import asistido.

¿Qué pasa si mi CSV tiene clientes que ya están en Brote? Tú eliges: solo agregar tags (deja el existente intacto, default y más seguro), saltear, o sobrescribir todos los campos. Brote detecta el duplicado por teléfono o email.

¿El merge se puede deshacer? No, es irreversible. Por eso conviene probar con 1-2 antes de fusionar muchos. Igual guardamos en el contacto ganador un registro de qué se fusionó (merged_from) por si hay que auditar. Si te equivocaste, escribinos y miramos los logs.

¿Puedo agregar campos propios de mi rubro? Sí. Los campos custom te dejan guardar datos como talla_preferida, comuna, fecha_reserva, etc. El agente IA incluso los llena solo desde la conversación, y puedes mapear columnas del CSV a esos campos al importar.

¿Tengo que usar las 7 etapas? No. Si tu negocio tiene un funnel más simple, usas solo las que te sirven. La columna “Sin etapa” agrupa a los que todavía no clasificaste — los vas moviendo cuando quieras.

¿Y si el mismo cliente me escribe por WhatsApp e Instagram? Si comparten teléfono o email exacto, Brote los detecta como duplicados y los puedes fusionar. Si los datos son distintos, tienes que mergearlos a mano desde la vista de detalle.

¿En qué plan está? En todos, desde Mini. El CRM es la base de Brote, no una función premium.

Próximos pasos

Importar tu CSV

Paso a paso del import →

Fusionar duplicados

Limpiar tu base de repetidos →

Etapas del ciclo

Detalle de las 7 etapas →

Tags y campos custom

Enriquecer tus contactos →